„Wir wollen Odoo implementieren. Was wird uns das kosten?“
"Ein Implementierungspartner hat uns vor einiger Zeit ein neues System zur Verfügung gestellt. Es passt aber nicht wirklich zu unseren Prozessen und wird daher von der Belegschaft überhaupt nicht angenommen.“
„Aber das ist doch eine Standard-Funktionalität, die jedes System abdeckt. Warum versursacht unsere Anforderung zusätzliche Kosten?“
„Unser System ist voll und ganz auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten, darauf haben wir bei der Umsetzung bestanden. Mittlerweile ist es aber veraltet und so starr, dass eine Modernisierung nicht (leicht) möglich ist.“
Das sind nur einige beispielhafte Aussagen, die wir von Interessentinnen und Kunden in der Praxis regelmäßig hören bzw. Fragen, die wir gestellt bekommen. Und natürlich ist es unser Ziel, einer Unzufriedenheit mit der Systemlösung vorzubeugen und valide Antworten auf all diese Fragen zu geben.
Fest steht aber, dass wir das nur können, wenn wir die Rahmenbedingungen kennen. Und daher setzen wir bei SUPPLiot auf eine GAP-Analyse vor Projektbeginn.
Die GAP-Analyse als Werkzeug
Die Implementierung eines (neuen) ERP-Systems ist ein großer und wichtiger Schritt Richtung Digitalisierung und Prozessoptimierung. Insbesondere aufgrund der strategischen Bedeutung dessen, muss die Umsetzung eines solchen Projektes sorgfältig geplant werden.
Die GAP-Analyse ist ein Werkzeug mit dem die Lücke (= Gap) zwischen aktuellem Ist-Zustand zum angestrebten Soll-Zustand aufgedeckt wird, um schlussendlich durch den geeigneten Lösungsweg geschlossen zu werden.
Beispiel: Im Zuge der GAP-Analyse berichtet der Kunde, wie der aktuelle Rechnungslegungsprozess Schritt für Schritt abgewickelt wird. Detailrückfragen zu Prozesschritten werden direkt gestellt, Besonderheiten hinterfragt und ggf. als Anforderung dokumentiert. Im Anschluss wird als Best Practise der Odoo-Standard-Weg demonstriert und schlussendlich der Soll-Zustand besprochen. Etwaige Lücken zwischen Ist- und Soll-Zustand werden durch Prozessanpassung oder Systemkonfiguration (nur im Notfall durch Custom Development) geschlossen.
Mit dieser Art der tiefgehenden Auseinandersetzung im Rahmen der Analyse stellen wir sicher, dass Ihr Projekt im definierten Zeit-/Kostenrahmen und bei gleichzeitiger Minimierung der damit verbundenen Risiken umgesetzt wird.
Zusätzlich stellt die GAP-Analyse für Projektauftraggeber und -nehmer eine Art "Sicherheits-Gate" dar. Anstatt sich von beiden Seiten in einer Art Blackbox von Anfang an für ein Gesamtprojekt zu committen, kann nach der Analysephase nochmals bewertet und über die Projektumsetzung entschieden werden.
Das alleine überzeugt Sie nicht? Dann lesen Sie weiter, um mehr zu unseren Beweggründen zu erfahren.
Fünf gute Gründe für eine GAP-Analyse
Anfangs erscheint die Investition einer GAP-Analyse zu Projektbeginn mitunter relativ hoch. Aus Erfahrung wissen wir aber, dass jede zu Beginn investierte Minute im weiteren Projektverlauf noch deutlich mehr Zeit spart (Und fest steht: Zeit ist Geld.) und Nerven schont.
Nachfolgend finden Sie fünf gute Gründe, warum wir auf die GAP-Analyse vor Projektbeginn setzen und nicht verzichten möchten:
gemeinsames Verständnis schaffen
Am Anfang stehen immer eine Menge Anforderungen, die es zu verstehen, zu diskutieren, zu priorisieren und einer Lösung zuzuführen gilt. Erst wenn die Frage 'Haben wir das richtig verstanden?' von allen Beteiligten uneingeschränkt mit 'Ja!' beantwortet werden kann, haben wir das Ziel erreicht. Dann können wir den Anforderungen geeignete Lösungswege zuführen: So nahe am Odoo-Standard wie möglich, so individuell wie nötig.
"Only Teamwork makes the Dream work"
Diese intensive erste Analysephase gibt einen Vorgeschmack auf ein gemeinsames Projekt und die Zusammenarbeit. Unsere Kundinnen und Kunden bekommen einen Eindruck davon, wie wir arbeiten und ob das "gut passt". Sind wir mal ehrlich, ein ERP-Implementierungsprojekt bringt Herausforderungen mit Höhen und Tiefen - umso wichtiger ist eine partnerschaftliche Vertrauensebene auf beiden Seiten.
Change Management und Prozessoptimierung
Die Einführung eines neuen ERP-Systems stellt eine wesentliche Veränderung dar, die von Anfang an gemanaged werden muss. Unternehmensprozesse werden im Zuge der GAP-Analyse rechtzeitig und gewissenhaft gechallenged und ggf. optimiert, indem sie an den Odoo-Standard angepasst werden.
Risikomanagement
Jedes Projekt birgt gewisse Risiken, aber natürlich auch Chancen. Die Analysephase zu Beginn jedes größeren Projekts deckt erwartbare und weniger erwartbare Risiken auf, was dabei hilft, die Risiken zu minimieren und eine realistische Projektplanung aufzustellen. Auch Projektchancen können rechtzeitig erkannt und bestmöglich genutzt werden.
Einschätzung Projekt-/Kostenrahmen
Uns ist bewusst, dass die Aufwände und Kosten in Zusammenhang mit einem Implementierungsprojekt für Unternehmen eine nicht unerhebliche Investition darstellen. Wir verstehen daher den Wunsch nach einem Investitionsrahmen, können diesen aber nur bedienen, wenn beide Seiten sich der notwendigen Rahmenbedingungen als Ergebnis aus der GAP-Analyse bewusst sind.
Wir hoffen, Sie an dieser Stelle bereits von der Wichtigkeit der Analysephase überzeugt zu haben. Sie fragen sich jetzt aber sicherlich, was das genau heißt und was auf Sie zukommt. Oder?
Der erprobte Ablauf
Aufrund unserer Erfahrungen in der Praxis führen wir die GAP-Analyse in mehreren Schritten durch. So läuft eine GAP-Analyse mit dem SUPPLiot-Team ab:
Voranalyse
Analyse I
Vorbereitung
Voranalyse
Eingangs analysieren wir die von Ihnen bereitgestellten Dokumente und Informationen aus dem Erstgespräch, übermitteln vorab einen Fragenkatalog und entwickeln erste Ideen zur Umsetzung von bisher bekannten Anforderungen. Weiters wird eine Demo-Datenbank aufgesetzt, in welcher die ersten Prozesse probeweise abgebildet werden. Es hat sich außerdem als vorteilhaft herausgestellt, schon zu diesem frühen Zeitpunkt eine projektverantwortliche Person auf Kundenseite zu bestimmen bzw. Key-Ansprechpartner:innen zu definieren, die in weiterer Folge maßgeblich für die Umsetzung des Systems sein werden.
Analysephase I
Wir kommen bei Ihnen vorbei und lernen Ihr Unternehmen und seine Prozesse kennen. Es gibt Anforderungen, die wir ganz hervorragend an einem Besprechungstisch sitzend aufnehmen können. Für andere bevorzugen wir die realen Bedingungen und stehen mit unseren Kundinnen und Kunden z. B. in ihren Kühlhäusern, besichtigen die Lagerhalle, beobachten einen Wareneingang oder begleiten einen Produktionsprozess am Fließband. Alle Anforderungen an die unterschiedlichen Prozesse werden genauso wie auch die aktuelle Systemarchitektur sorgfältig dokumentiert.
Vorbereitung
Bereits nach dem ersten Termin beginnen wir damit mit unseren Erkenntnissen den Prototyp zu schärfen und erarbeiten für speziellere Herausforderungen erste Lösungsansätze. Sofern es mit den vorhandenen Informationen möglich ist, liefern wir punktuell auch eine erste Kosten-Nutzen-Einschätzung (ROI). Diese Vorbereitung ermöglicht es uns, bei der nächsten Analysephase noch zielgerichtetere Fragen zu stellen.
Analyse II
Nachbereitung
Besprechung
Analysephase II
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir die für Ihr Unternehmen idealen Prozesse. Dabei wird versucht, jede Anforderung im Odoo-Standardprozess zufriedenstellend abzubilden, bevor nach einem alternativen Lösungsweg gesucht wird. In diesem Termin können wir die Prozessabbildung in Odoo bereits deutlich verdichten.
Nachbereitung
Diese Phase ist für uns in den meisten Fällen nochmal ziemlich aufwendig. Wir dokumentieren Ihre Geschäftsprozesse bevor wir Ihre Anforderungen anreichern, um sie schlussendlich nach Arbeitspaketen und in Umsetzungsphasen zu glieden. Daraufhin erstellen wir ein Umsetzungskonzept nach Phasen, das die Basis für einen möglichen Projektplan bilden würde.
Nachbesprechung
Da die Ergebnisse zumeist recht umfangreich und teilweise erklärungsbedürftig sind, präsentieren wir diese gerne in einem gemeinsamen Termin. Dabei nutzen wir die Gelegenheit, um auf Ihre Fragen und Anpassungswünsche einzugehen.
Ergebnis mit Mehrwert
Das Ergebnis der GAP-Analyse ist eine zentrale Entscheidungsgrundlage und ein notwendiger Startpunkt für ein mögliches Implementierungsprojekt.
Ganz konkret erhalten Sie folgende Ergebnisse aus der GAP-Analyse:
- eine umfassende Liste Ihrer Anforderungen an ein ERP-System inkl. Beschreibung, Herausforderungen, ggf. Priorisierung sowie einer möglichen Gliederung in Aufgabenpakete (Anmerkung: Diese Liste hat für Sie auch einen Mehrwert, sollten Sie sich gegen eine Umsetzung von Odoo und für ein anderes System entscheiden.)
- ein Konzeptdokument in welchem die Umsetzung und Systemarchitektur zur Implementierung von Odoo in Ihrem Unternehmen dargestellt wird
- eine Aufwandschätzung basierend auf Annahmen zur Umsetzung sowie einen Zeitplan für eine Umsetzung
- eine Übersicht über die "Gaps" zwischen Odoo-Standard und Ihren individuellen Business-Anforderungen
Konzeptdokument, Gaps und Aufwandschätzung bilden schlussendlich die Grundlage für Ihre strategische Entscheidung für oder gegen ein Projekt und die Implementierung von Odoo als ERP-System in Ihrem Unternehmen.
GAP-ANALYSE
Das klingt interessant für Sie?
Das freut uns! 😊 Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch und lassen Sie uns Ihr Projekt gemeinsam in Angriff nehmen.
Es sind darüber hinaus noch Fragen offen geblieben? Vielleicht werden Sie in unseren FAQ fündig.
FAQ
Bevor wir uns der Beantwortung dieser Frage widmen, möchten wir nochmal unterstreichen, dass die Aufwände im Zusammenhang mit einer GAP-Analyse weniger als Kosten, sondern eher als lohnende Investition gesehen werden sollten.
Der Aufwand ist dabei insbesondere von folgenden Parametern abhängig:
- Unternehmensgröße und -struktur
- Anzahl unterschiedlicher Ansprechpartner:innen und projektrelevanter Prozesse
- Reife von Prozessen der jeweiligen Brache über den Odoo-Standard vs. individuell notwendige Anpassungen
- spezielle rechtliche Anforderungen an die Unternehmensprozesse
- Grad der Bereitschaft zur Anpassung von bestehenden Prozessen an den Odoo-Standard
- Anzahl der bestehenden/benötigten Schnittstellen zu anderen Systemen
Ohne gesonderte Berücksichtigung der oben gelisteten Parameter kann als Basis von einer Workshop-Dauer von 0,5 Personentagen pro "Themen-Stream" (z. B. Warenwirtschaft) ausgegangen werden. Dazu kalkuliert werden müssen allerdings Aufwände rund um die Vor- und Nachbereitung.
Beispiel: Analyseaufwand für 2 Themen-Streams im Zuge 1 Workshop-Tages vor Ort
- 1,0 Tage Workshop vor Ort
- 0,5 Tage Vorbereitung
- 2,0 Tage Nachbereitung
- + Aufwand für eine zweite Person vor Ort als Analyseassistenz für Dokumentation
Hier müssen wir leider diplomatisch bleiben und sagen: Das kommt ganz darauf an ...
Folgende Parameter beeinflussen die Dauer der GAP-Analayse:
- Unternehmensgröße und -struktur
- aktuelle Auslastung und Vorlaufzeiten bei SUPPLiot
- Anzahl unterschiedlicher Ansprechpartner:innen und deren terminliche Verfügbarkeit
- Anzahl projektrelevanter Prozesse
- Reife von Prozessen der jeweiligen Brache über den Odoo-Standard vs. individuell notwendige Anpassungen
- spezielle rechtliche Anforderungen an die Unternehmensprozesse
- Grad der Bereitschaft zur Anpassung von bestehenden Prozessen an den Odoo-Standard
- Anzahl der bestehenden/benötigten Schnittstellen zu anderen Systemen
Im Durchschnitt können wir binnen 2-4 Wochen einen ersten Analysetermin anbieten und die Analysephase nach 1,5-2 Monaten abschließen.
Vorbereitung ist das halbe Leben, das gilt auch für die Analysephase. Je mehr Informationen wir als möglicher Implementierungsparter im Vorfeld erhalten, desto konkretere Ergebnisse wird die Analyse bringen.
Was können Sie vorbereiten und im Vorfeld übermitteln?
- Prozessdokumentation des Ist-Zustands
- Anforderungslisten (optimalerweise mit Beschreibung und Priorisierung)
- Abbildung der aktuellen Systemlandschaft
- Liste der relevanten Prozessansprechpersonen
- etwaige Schnittstellenbeschreibungen
Zusätzlich ist es hilfreich, wenn Sie vorab eine Person als projektverantwortlich nominieren und dieser Person zeitliche Ressourcen verschaffen.
Wer auf Auftraggeberseite teilnehmt, entscheiden Sie. Wir empfehlen, dass eine Person teilnimmt, die für das Projekt und im Anschluss auch für das System hauptverantwortlich ist. Darüber hinaus ist es ratsam die jeweiligen Prozessexpertinnen und -experten in den Termin einzuladen, um Ihre Anforderungen zu hören, sie abzuholen und für das Projekt (und in weiterer Folge für das System) zu begeistern.
Wir auf Auftragnehmerseite werden in den meisten Fällen zu zweit teilnehmen. Eine Person wird dabei die Gesprächsführung übernehmen, die richtigen Fragen stellen und ad hoc mögliche Lösungswege skizzieren. Die andere teilnehmende Person wird auf die formalen Rahmenbedingungen (zeitlicher Ablauf, Pausen etc.) achten und alle Anforderungen dokumentieren, sodass nichts verloren geht.
Wir werden im Zuge des letzten Analysetermins gemeinsam einen Liefertermin für die Ergebnisdokumente definieren. Dieser ist abhängig vom Projektumfang und der jeweiligen Auslastung auf Auftraggeber- und nehmerseite.
In den meisten Fällen werden Sie Ihre Ergebnisse nach 2-3 Wochen erhalten. Wir sind immer bemüht, die Ergebnisse möglichst zeitnahe einzuarbeiten, um alle Informationen "so frisch wie möglich" zu verarbeiten.
Definitiv! Natürlich dienen die Ergebnisse der GAP-Analyse primär einer fundierten Entscheidungsgrundlage für oder gegen ein Implementierungsprojekt der ERP-Lösung "Odoo" in Ihrem System. Zusätzlich erhalten Sie aber auch eine Übersicht über all Ihre Projektanforderungen und können damit auch auf Implementierungspartner anderer ERP-Systeme zugehen oder die Ergebnisse als Basis für eine Eigenimplementierung nutzen.
Die Ergebnisdokumente im Überblick:
- Anforderungsliste an ein ERP-System
- Konzeptdokument und Systemarchitektur für Ihre Odoo-Implementierung
- Aufwandschätzung und Zeitplanfür Ihre Odoo-Implementierung
- Auflistung aller Umsetzungs-"Gaps" zwischen Odoo-Standard und Ihren individuellen Business-Anforderungen
